Imparare a scrivere meglio! Quante volte ti sei ripromesso di farlo? In questo articolo, il primo di una serie, vedremo come rendere efficace qualsiasi tipo di comunicazione scritta in ambito professionale, come e-mail, proposte commerciali, executive summary o manuali ad uso interno.

Se volete fare gli scrittori, ci sono due esercizi fondamentali: leggere e scrivere molto. Non conosco stratagemmi per aggirare queste realtà, non conosco scorciatoie.

Stephen King

Imparare a scrivere: stimolare il cambiamento

Perché imparare a scrivere? Saper scrivere correttamente e con efficacia, in ambito professionale, è un requisito fondamentale per tutte le figure attive in diversi ruoli: dal manager alla segretaria, dal libero professionista all’addetto al customer care.

Saper maneggiare sapientemente la scrittura, non solo aumenta la propria credibilità ma facilita l’approvazione delle proprie proposte. La comunicazione infatti, è uno strumento fondamentale per il cambiamento. Informare le persone coinvolte in una proposta proposta è fondamentale per la loro partecipazione attiva, ma potrebbe non bastare!

Affinché i dipendenti o i collaboratori comprendano un nuovo progetto ed attivino le proprie energie, servono messaggi chiari ed esempi concreti.

Facciamo un esempio. Un’azienda annuncia un piano di cambiamento interno che ha una ricaduta diretta sull’operatività dei dipendenti. La comunicazione per essere efficace dovrà essere sempre a doppio senso. Se le persone partecipano alla progettazione dei nuovi processi è molto più probabile che poi li utilizzino.

La necessità di persuadere con mezzi più o meno occulti si è avuta in particolare con la diffusione dei mass media ed ha riguardato soprattutto l’ambito dei consumi. Quando tuttavia, anziché di persuasione si parla di “convinzione” lo scambio dell’informazione o del messaggio avviene in maniera condivisa. L’efficacia di questa comunicazione sta nel dare come risultato un consenso spontaneo, così come dice la parola stessa: convincere, cioè “vincere con”. Quindi vincere insieme!

L’autore di una proposta commerciale efficace venderà il prodotto, chi l’acquista avrà il beneficio che si aspettava. Entrambi vincono. Per lo scrittore adottare un atteggiamento piuttosto che l’altro, lo condiziona nella stesura della proposta. Nel primo caso risulterà più lontano, più freddo, più subdolo e quindi meno convincente. Se si metterà a fianco del lettore, sarà in grado meglio di convincerlo!

Imparare a scrivere: tono e stile

Scegliere il tono e lo stile più adatti allo scopo della comunicazione scritta significa accrescerne l’efficacia. Il tono è quella qualità sfuggente del testo che aiuterà a mettervi in relazione emotiva con il lettore. Due sono gli elementi che concorrono a definire il tono, al fine di associarlo all’occasione ed al pubblico giusti: il livello di energia e il grado di formalità. Il livello di energia equivale al calore trasmesso, cioè al livello di coinvolgimento entro il quale si vuole portare il lettore. Esso viene ottenuto attraverso l’uso di iperboli, aggettivi forti e immagini vivide che incitano il lettore e lo motivano all’azione. Il secondo fattore di cui tenere conto nella scrittura è il grado di formalità. Come per il livello di energia, vanno considerati il gusto del destinatario, l’occasione dello scritto ed il tipo di azienda.

Nel testo informale dominano le espressioni colloquiali del linguaggio di tutti i giorni, con il risultato di ottenere toni più caldi. Un testo formale è tipicamente recepito come più freddo, poichè non ricerca un rapporto personale ed evita il linguaggio comune, distanziandosi dai lettori. L’uso di un tono freddo lascia inoltre al lettore una sensazione di minore urgenza, lasciandogli la facoltà di cogliere tra le righe quanto importante o meno sia una situazione.

Non si può dire quale delle due forme sia quella corretta: entrambe possono adattarsi perfettamente a specifici contesti professionali ed essere utili per agganciare un certo tipo di pubblico.

Ottenere il tono giusto alla prima stesura è un obiettivo molto difficile anche per gli scrittori di professione: ci vuole una sensibilità raffinata per arrivare alla comprensione del lettore ed un attento lavoro di levigatura del testo per individuare gli inevitabili errori.

Quando parliamo proiettiamo i nostri sentimenti sugli altri solo per il 7% con le parole. Il rimanente 93% è comunicazione non verbale: gestualità, portamento, mimica facciale, tono di voce eccetera. Qualcosa di simile succede anche nella scrittura, dove l’importanza delle parole gioca un ruolo fondamentale.

Corrispondono alla comunicazione non verbale i seguenti elementi della scrittura:

– La posizione delle parole nelle frasi

– Il loro suono

– La costruzione dei paragrafi

– La loro sequenza

Tutto questo contribuirà a dare espressione al tuo scritto, a far vedere al lettore se stai sorridendo, se sei sereno, arrabbiato o preoccupato! “Tono, ritmo, punteggiatura, sintesi, struttura del testo, accostamenti di parole, creazione di immagini: tutti strumenti molto efficaci per esprimere il tuo stato d’animo”.

Sono stato tutta la mattina per aggiungere una virgola, e nel pomeriggio l’ho tolta.

Oscar Wilde

Lo stile non è come la grammatica: non ha un repertorio di regole che basta rispettare. Lo stile è ciò che differenzia uno scrittore da un altro. Come per l’uso dei toni più appropriati, sarà compito dello scrittore, capire quando e come adattare lo stile ai propri lettori. 

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