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Imparare a scrivere: muovere i primi passi

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Imparare a scrivere meglio! Quante volte ti sei ripromesso di farlo? In questo articolo, il primo di una serie, vedremo come rendere efficace qualsiasi tipo di comunicazione scritta in ambito professionale, come e-mail, proposte commerciali, executive summary o manuali ad uso interno.

“Se volete fare gli scrittori, ci sono due esercizi fondamentali: leggere e scrivere molto. Non conosco stratagemmi per aggirare queste realtà, non conosco scorciatoie.”  Stephen King

Quali sono le capacità di scrittura?

Le capacità di scrittura includono tutte le conoscenze e le abilità relative all’espressione di idee attraverso la parola scritta. La capacità di comunicare chiaramente le idee attraverso la scrittura è molto richiesta dai datori di lavoro in qualsiasi settore. Documenti, e-mail e post ben scritti possono convincere i clienti ad acquistare un prodotto o convincere gli investitori a collaborare con un’azienda.

Anche le conoscenze tecniche sulle convenzioni di scrittura, le guide di stile e la formattazione per diverse situazioni sono una parte importante delle abilità di scrittura.

Sapere quale stile di scrittura adottare in una specifica situazione ed essere in grado di impostare un tono appropriato sul testo, sono entrambe importanti capacità di scrittura che qualsiasi persona può utilizzare al lavoro.

Ecco alcuni esempi di capacità/abilità di scrittura

  • Svolgere ricerche
  • Pianificare e/o schematizzare
  • Usare correttamente la grammatica
  • Scrivere con chiarezza
  • Rivedere e modificare
  • Comunicare

Si tratta di capacità ed abilità che possono essere acquisite a qualsiasi età. Basta avere la giusta motivazione.

Perché dunque imparare a scrivere? Saper scrivere correttamente e con efficacia, in ambito professionale, è un requisito fondamentale per tutte le figure attive in diversi ruoli: dal manager alla segretaria, dal libero professionista all’addetto al customer care.

#Essere credibile

I bravi scrittori sono credibili, ovvero sono percepiti come più affidabili e degni di fiducia. Ed è piuttosto facile da dimostrare. Immagina di ricevere un’e-mail in cui noti abbreviazioni strane e parole errate. Quale sarà la prima impressione sul mittente? 

Sono possibili due opzioni e nessuna è soddisfacente per il mittente. O la persona è incompetente e trascura la correzione delle bozze o semplicemente è scarsamente intelligente.

Lo stesso messaggio scritto correttamente e con il giusto tono di voce, al contrario ci fa apparire credibili. Ed a partire da questa prima impressione, si può generare una relazione di fiducia con l’interlocutore.

#Stimolare il cambiamento

Saper maneggiare sapientemente la scrittura, non solo aumenta la propria credibilità ma facilita l’approvazione delle proprie proposte. La comunicazione infatti, è uno strumento fondamentale per il cambiamento. Informare le persone coinvolte in una proposta proposta è fondamentale per la loro partecipazione attiva, ma potrebbe non bastare!

Affinché i dipendenti o i collaboratori comprendano un nuovo progetto ed attivino le proprie energie, servono messaggi chiari ed esempi concreti.

Facciamo un esempio. Un’azienda annuncia un piano di cambiamento interno che ha una ricaduta diretta sull’operatività dei dipendenti. La comunicazione per essere efficace dovrà essere sempre a doppio senso. Se le persone partecipano alla progettazione dei nuovi processi è molto più probabile che poi li utilizzino.

#Persuadere

Il business writing ruota tutto intorno alla persuasione. Le aziende ed i loro dipendenti hanno come obiettivi vendere quanti più prodotti/servizi possibili ed entrare in contatto con un numero considerevole di potenziali acquirenti. 

Un blog convincente può costruire la reputazione di un’azienda, dei suo prodotti e dei suoi manager o opinion leader. Anche i post sui social media o le email supportano lo stesso obiettivo. Ma non si deve mai apparire insistenti o eccessivamente spinti verso la chiusura di un accordo o di un contratto. 

Un tono giusto nel business writing può fare miracoli per la crescita di un’azienda. Mentre alcune persone sembrano naturalmente convincenti, altre devono sviluppare un peculiare tone of voice. Imparano a caratterizzare i contenuti con l’energia creativa e a far trasparire la loro personalità attraverso ogni testo che creano per scopi commerciali.

#Convincere

La necessità di persuadere con mezzi più o meno occulti si è avuta in particolare con la diffusione dei mass media ed ha riguardato soprattutto l’ambito dei consumi. Quando tuttavia, anziché di persuasione si parla di “convinzione” lo scambio dell’informazione o del messaggio avviene in maniera condivisa. L’efficacia di questa comunicazione sta nel dare come risultato un consenso spontaneo, così come dice la parola stessa: convincere, cioè “vincere con”. Quindi vincere insieme!

L’autore di una proposta commerciale efficace venderà il prodotto, chi lo acquista avrà il beneficio che si aspettava. Entrambi vincono. Per lo scrittore adottare un atteggiamento piuttosto che l’altro, lo condiziona nella stesura della proposta. Nel primo caso risulterà più lontano, più freddo, più subdolo e quindi meno convincente. Se si metterà a fianco del lettore, sarà in grado meglio di convincerlo!

#Altre ragioni per imparare a scrivere

Acquisire o migliorare le tue capacità di scrittura di consentirà inoltre:

  • emergere dalla massa e farti notare
  • rafforzare il legame con i membri del tuo team
  • evitare fraintendimenti e ridurre dunque i rischi

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Questo articolo è parte di una serie dedicata a “Imparare a scrivere“: